「事務ミスゼロ」の仕事術

読んだ本の感想。

藤井美保代著。2012年3月30日 初版第1刷発行。



以下は、「藤井 美保代(Fujii Mihoyo) – 株式会社ビジネスプラスサポート」へのリンク。

https://j-bps.com/project/fujii/

<ミスの原因>
①人の習性
知識不足、慣れによる過信、集中力低下、意思疎通不備等
②道具の不備
必要な時に取り出せない道具や古いまま更新されないマニュアル等
③環境の不備
連携し難い体制等

<50の小技>
01 朝ダンドリの習慣
一日の仕事を始める前に計画を立てる

02 机上整理
03 「ま、いっか」厳禁
手順や約束を無視しない

04 慣れによるミスをなくそう
慣れると手順を無視してしまいがち

05 忙しい時こそ、深呼吸
落ち着いて自分の行動の順番をシミュレーションする

06 定期的な声かけで注意を喚起
特に午後一番の眠い時間帯や、午後三時~午後四時の集中力が切れる時間帯

07 メモを取る習慣
08 ミス日記をつける
09 「聞き耳」を立てて状況把握
10 ルールの無視をなくそう
11 業務の全体像を把握
単純作業を繰り返していると、誤りが増える。自分の担当する業務の役割や位置付けを理解する

12 反省文
事実と原因を記録する

13 集中タイムを作る
14 重要な仕事は集中して午前中に
15 一日三回は段取りを見直す時間を作る
朝に立てた計画が、別の仕事が発生したために変更になる場合

16 一日、一週間のスケジューリングをする
休み明けの月曜日は外部からの電話が多く、火曜日の作業効率が高い等

17 割り込み仕事を無くす、減らす
スケジュールを上司に伝え、頻繁に質問される事は手順書を用意しておく等

18 割り込み仕事は緊急度に応じて交渉する
普段から自分が抱える仕事量を開示しておく

19 休憩で生産性を高める
20 しっかり休む
21 目的を考えて仕事をする
段取りには目的、納期、優先順位、投下時間、質と量のバランスが必要

22 小さな目標を設定する
仕事を細かく分解し、塊毎の目標を設定する

23 自分との約束を手帳に書き込む
緊急ではないが重要な仕事について、手帳に書き込んで意図的に時間を確保する

24 デスクまわりを戦略基地化
道具を整理しておく

25 必要な書類がすぐに取り出せるファイル管理
適切な分類と、同一ファイルに同一カテゴリの書類

26 ノートは一元管理
出来るだけ一冊に一元化

27 ヒヤリハットは早めに報告
重大なミス一件の背景には、29件の軽微なミス、300件のヒヤリハットがあるとする。軽微なミスを報告し易い雰囲気を作り、早めに対策を立てられるようにする

28 ダブルチェック体制
全てではなく重要な作業に力を投入する

29 ツールを見直す
誰が、いつ、どのように見直すのかを事前に決めておく

30 集中出来る場所に移動
31 ミスしたら百円
32 相手のスキルに合った指示
「やった事があるか?」、「理解出来るか?」という対話を通じて相手に適した伝え方を探る

33 進捗管理、報告を徹底させる
幾つかの手順で区切り、区切り毎に進捗を報告する

34 「事実」と「意見」を区別する
35 頻発ミスを強調し、注意する
ミスの傾向や多発時間帯を知っておく

36 「聞ける環境」を作ろう
質問するとすぐに正対して答えてくれる人は話しかけ易い

37 集中している相手に無暗に話しかけない
38 日頃からコミュニケーションを心がける
39 日々の仕事を見える化
手順や役割分担、依頼や連携相手を書き出して情報共有する

40 周りとの仕事の関係性を見える化
業務フローから、自分が担当する仕事の前後の業務を知り、どのように連携しているか知る

41 顧客を見える化
五十音順の顧客リスト等

42 仕事の出来栄え基準を見える化
見本やサンプルの活用

43 仕事の進捗を見える化したボックス
伝票や書類等を未処理、保留中、処理済みの三つのボックスに小分けする

44 ミスやクレームを見える化
統一フォーマットの記入用紙を活用する

45 自分の気持ちを見える化
イライラした気分をノートに書き出す等

46 自分への御褒美を見える化
47 投資の時間を見える化
緊急ではないが業務の質を高める行為を書き出す

48 スケジュールを見える化
49 仕事のつなぎ目に潜むミスを見える化
他の人との連携を時系列のフローチャートで見える化しておく

50 処理状況の見える化でメール返信漏れを防ぐ
未読メールは再設定して未処理と分かるようにする

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