頭のいい説明「すぐできる」コツ

読んだ本の感想。

鶴野充茂著。2008年12月10日 第1刷発行。



以下は、「ビーンスター株式会社」へのリンク。

http://beanstar.net/

1章 「わかりやすい説明」は結論から始まる!
1 「頭のいい説明」とは「相手が行動する説明」だ!
説明における目的意識の差が、説明の効果として表れる。以下の三段階。
 ①伝える(情報を一方的に渡す)
 ②伝わる(聞き手が理解する)
 ③結果が出る(説明する意図が実現する)

2 「大きな情報→小さな情報」の順で説明する
最初に大きな情報(抽象的な言葉)を渡し、次に具体的な数値等を伝える。例えば、「ホテルは混んでいるか」という質問に対しては、「混んでいるか否か」を最初に説明し、具体的な部屋数は後で説明する。
相手が言った最後の言葉に返答する事で、相手が聞きたい事を察知出来るとする。

3 「ここまで、よろしいですか?」-呼吸を合わせるコツ
相手に、話を聞く「心の準備」をしてもらう。

 ①話の種類を伝える
 ②聞き手と歩調を合わす

最初に、進捗報告がある、相談がある等と話の全体像(種類)を伝え、分かり難い話は相手の理解と歩調を合わせる。

4 「部下の意見」は聞くな。「部下が見た事実」を聞け
出来事の正確な把握のために、主観情報でなく、客観情報を聞く。

5 「事実+意見」が説得力の基本だ!
説明の基本は、最初に客観情報(出来事)を伝え、その次に主観情報(解釈)を説明する。出来事の説明だけでは、聞き手は説明の意図が理解出来ない。

6 人は「正論」では動かない。「お願い」で動く!
人間は感情の動物であり、話の内容が理解出来たら、その結果、「何をして欲しいか」を聞きたがる。「○○をお願いします」という言葉で話を終えるようにする。

7 「結論で始まり、結論で終わる」と、わかりやすい!
話をする前に結論を一つに絞る。人間は短い時間を多くを理解出来ない。

8 「自分の要求を強く正確に伝える」一番いい方法
話をする相手に「何をお願いするか」が結論になる。人間は、「自分が何をお願いされているか」が分からない時に、「何を言われているのか」が分からない状態になる。
だから、「お願い」する事が決まれば、話を整理し易くなる。

9 「大事なことが三つあります」-冒頭で大事なことを言う
「お願い」したい事が複数ある場合は、冒頭で依頼事項の数を言う。「三つあります」というような言葉は、相手に心の準備をさせる。
 ①相手に心の準備をさせる
 ②客観的出来事を伝える
 ③自分の解釈を入れる
 ④お願いする

10 会議で「想定外の説明」を突然求められた場合
想定外の質問では、無理に結論から始めるのでなく、「良く知っている事(具体例、前提)」を説明しながら、「良く分からない事(結論)」を見つける。

例えば、「最近の若者は携帯電話をどのように使用しているか?」と唐突に質問されたとする。すぐに結論を出す事は難しいので、「一言では答えられませんが」と結論が未だに出ていないという結論をまず述べて、自分が知っている具体例を挙げていく。そして整理している間に共通点を考える。

11 「売上を一・五倍にする」説明とは?
結論に至る前に、確認が必要な前提条件がある質問がある。その場合、自分の判断で前提と考えられる条件を確認し、結論を出すためにどのような要点を踏んでいるかを相手に説明する。
以下の2つのコツ。
 ①結論を決めてから、それに合った前提条件を出す
 ②現在の構造を変える
  (売上1.5倍等は現状のアプローチでは実現不可)

2 頭がいい人は例外なく「説明が短い!」
1 「長い説明を短くする」と中身がグンと濃くなる!
情報量を増やすほど混乱を招く。

2 「背景情報=いらない情報」の見分け方
重要度の高い情報とは、相手が聞きたい情報。

3 他者の動向・顧客の関心……
「相手が聞きたい情報」から話す
誰でも知っている情報や、自分の個人的背景は無視する。例えば、小泉元首相のフレーズ「感動した!」を、「優勝おめでとう。つらい怪我の中、横綱の頑張る姿に感動した」にすると冗長になる。誰もが知っている情報をカットして、短くする。

4 「短い文章+短い文章」が一番聞きやすい!
サウンド・バイト:
短い文章を積み重ねる。文章を短くしようとするほど、話し手は厳密に言葉を選ぶ。

5 エレベーター・ピッチ-「一分間で上手に説明する」法
エレベーター・ピット:
エレベーターに乗っている間、数十秒で自分の提案を伝える。

説明は、以下の二つに分けられる。
 ①話し手の説明
 ②聞き手の返答・確認

聞き手が即答出来ない場合、その場で話を纏めない。その場合はポイントを整理したメールを相手に送信する事を伝え、後で回答してもらう。

6 「リマインド言葉→現在地→方向性」が最高の流れだ!
メール報告は、以下の三段構成にする。
 ①リマインド言葉
  「…の件ですが」と、相手に思い出させる言葉
 ②現在地
  現在の状況を説明する
 ③方向性
  今後、どうするのか、どうなるかを説明する

⇒メールで、過去、現在、未来を確認する

7 頭のいい人は「相手に考えさせない。
選択肢から選ばせる」
人間は選択肢があった方が回答し易い。話の終わりに、相手がどうすれば良いかを選択肢として提示する。相手が聞きたい事を事前に考えておくので、説明の時間を短縮出来る。

8 「ビフォー・アフター」をハッキリ対比させる-
説得力のコツ
目標とするイメージ(アフター)と現状(ビフォー)の対比を伝える事で、話のポイントが明確になる。何をしたいのかという意図を伝える。

3章 できる人は「箇条書き」で説明する
1 「相手がメモをすることを前提」に話せ-
わかりやすさのコツ
相手にメモして欲しい事を伝える。

2 数字・固有名詞は「書いて説明する」-
メリハリのコツ
相手にメモして欲しい場合、視覚的に見せる事が有効。特に数字や固有名詞は聞き間違いが多いので、視覚的に見せる事が大切。注意点として、文字化するのは最低限の単語に限る事。読むのが負担になる文章は逆効果。

3 「サインペンでメモする」と、なぜ記憶に焼きつく?
会議中、他の参加者から見える文字でメモを書くと、ホワイトボードの役割を果たし、メモを参加者全員が共有し、共通理解(議事録)になるとする。

4 説明に「タイトルをつけてみる」-
引き寄せのコツ
話の内容を一言で言い表すような話し方。自分の話の中で、「一言だけ覚えてもらうキーワード」を見つける。

5 できる人は「上司がどんなときにイエスと言うか」を読む
イエス・セット:
相手の中に、「イエスの心構え」を作り出す。具体的には、「イエス」と言い続けていると、自然に「イエス」と言い易くなる。そのためには、日頃から相手が「イエス」と言い易い事を理解しておく必要がある。

6 主語「私は」を増やすと、同じ話が力強くなる!
仮定形で話す事を止めるために、主語を「私は」にして、仮定形の部分を条件付けたり自分なりの解決策を提示する。

7 「良い・悪いを分けて話す」と、聞きやすい+わかりやすい!
最初に結論があり、その判断材料となる良い点、悪い点を箇条書きで説明出来るよう分けて話す。そして最後にもう一度、結論を話す。

4章 「いい言葉」が「いい人間関係」を生む!
1 「一分間で信頼される人」のコツ
相手の予定、行動を把握しておく事。それだけで信頼関係が生まれるとする。

2 「私がやっておきます」という魔法の言葉
気配りの一言の効果。相手の潜在需要を顕在化する事で信頼されるようになる。そのためには相手の仕事、予定、取り組み方等を事前に調べておき、自分の役割を把握する必要がある。

3 「CCメール」に即答する・しない-意外な分岐点
CCやBCCは意識的に設定するもので、その意図を理解し、読んでいる事を伝える等する。

4 「自己PR用のエピソード」頭のいい使い方
相手から信頼を得る以下のステップ。
 ①相手の事を気にして良く見る
 ②相手との継続的接点を作り続ける

継続的な接点を作るには、自分から話題を提供する必要があり、そのためには自己開示が上手くなる必要がある。自己開示には周辺情報や背景となる情報(説明する時にはカットする情報)が必要で、それが相手に親近感を持たせる。

5 「この人の話をまた聞きたい」と思わせる心理術
相手に話してもらいたいテーマの話を自分から先にする。特に「驚きの情報」は、「この人の話をまた聞きたい」と思わせる情報となる。

6 説明上手な人は、例外なく「語尾がハッキリしている人」
言葉を明瞭にするため、語尾を明確にする。

7 「話の締めで相手の目を見る」-信頼感のコツ
アイコンタクトは、最初だけでなく、最後も意識して行う。

8 「でも」「けど」……頭のいい人ほど「逆説語」が少ない!
逆説語は、聞き手に違和感を与える。ただし、「でも」を使用する事でポジティブになるなら使用するべき。例として、「○○は性能が引く。でも◆◆という利点がある」等。

5章 信頼される人が「本気の伝え方」がうまい!
1 「説明を聞いた相手が協力したくなる」仕組み
返報性:
自分を大切にしてくれる人間には、自分もお返ししたくなる。

2 できる人ほど「自分の本気」を伝えようとする!
人間は、一生懸命取り組む姿を見る事が好き。そして、本気を見せるには、「他人がやらない、出来ない工夫」を見せる必要がある。それを以下で語る。

3 「自分のこだわりを話す」習慣を
「普通の人間は○○するところを、自分は敢えて△△する」と伝える。「普通の人間は定時に出社するところ、自分はあえて早く出社して△△する」等。

4 「存在感のある笑顔」のコツ
笑顔で話す事で本気が伝わる。笑顔には存在感がある。 

5 「自分が仕事で成長した点」が意外な感動を呼ぶ
結果より過程を伝える。成長した結果より、成長過程の方が共感される。

6 「足を運ぶ」仕事術
頻繁にアプローチする事。感情はメールでは伝わり難い。

7 「相手との接着剤になるネタ」の上手な見つけ方
自分の極めて個人的な拘りや関心に気付かれると、その相手に興味を持つ。特に、相手の「例え話」、「面白かった話」、「週末の過ごし方」等を注意して聞くようにする。

8 「あなたが得をすると誰が得する?」という発想法
誰と組めば話が進み易くなるかを考えて相談する。

9 「人の心をくすぐる言葉」の法則
「一番先に相談したいんです」というような言葉が相手の自尊心を擽る。

10 「相手を好きになった人が勝つ」と考える
人間は、「自分の事を好きだという言う人」を嫌いになれない。

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