「机&PC&スマホ」整理術

PRESIDENT 2015.2.2 P74~P77より。

「整理」は、以下の3つのステップに分かれる。

ステップ① 減らす
 選別:何を残して何を処分するか決める
 分別:使用頻度や業務内容による分類
 一掃:必要無い物を捨てる

ステップ② 整理する
 配置:使用頻度の高い物を使用し易い場所に置く
 保管:使用頻度の低い物を箱等にしまう
 回復:有効価値の高い物を利用

ステップ③ 維持する
 見直し:利用方法を再検討
 改良 :利用方法を変える
 修正 :整理の仕組みを変える

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「理論派」と「直感派」で方針が異なる。

理論派:
・コツコツ繰り返す事が得意
・文字や数字に強く、地道な作業が好き
・下調べや積み重ねを重視
・ごちゃごちゃしているのは苦手

直感派:
・物語は一気に進めたい
・綿密に調べるより、ひらめきで行動
・柔軟性やゆとりのある計画が好き
・フィアリングが苦手

【机の整理】
理論派:
机上に置く物を厳選する。メモや付箋はノートに纏める。領収書はファイルに分類して整理。書類は進行中の作業文のみをファイリングして、ファイルスタンドで机上に縦置きする。それ以外のストック文書は引出しに収納。一定期間使用しない物はスキャンして処分。
 引出しの上段―文具をトレーに入れて整理
 引出しの中段―大き目の文具や私物
 引出しの下段―終了した業務のストック文書を時系列でファイル管理

直感派:
使用している物を出しっぱなしにし、古い物を入れっぱなしにしておく傾向。トレーや引出し等の、物を置く位置を決める事が重要。文房具等は収納場所を作り、領収書や作業書類はファイリングせずに、月単位にして箱を使用して管理する。書類はデスクトレーに入れて、色別にクリアファイルで視覚的に進行状況を判断出来るようにする。
 引出しの上段―名刺や大き目の文具(小さい文具は小棚で机上に)
 引出しの中段―辞書や参考書籍、DVD等の情報
 引出しの下段―終了した業務の文書をテーマ別にファイル管理

【PCスクリーンの整理】
理論派:
フォルダの数と階層分け、分類方法の見直しが重要。フォルダ階層は、期間→内容→詳細の3段階で階層化する。具体的には、業務内容別、プロジェクト別にフォルダを作り、その中で起業や個別案件毎にフォルダに分け、書類の種類別にフォルダを作る。詳細に落とし込む事で規則性が出る。ワードやエクセルの文書にはファイル名に、作成日、取引先、プロジェクト名、書類内容の順で記入し、分かり易くする。フォルダ名の最初に、使用頻度順に通し番号を付加すると整理し易い。

直感派:
デスクトップにアイコンが散らばりがち。「進行中」、「準備中」、「終了」と作業段階別にフォルダを用意し、そこにファイルを入れる。使用頻度の高いフォルダやファイルはショートカットを置く。階層分けするよりも、検索し易い名前を付加する事でファイル検索を容易にする。顧客先名、プロジェクト名、「考え中」等の感覚的に探し易い言葉、ETCをファイル名に使用する。

【E-MAILの整理】
理論派:
トレイを取引先別に分け、さらに「その他トレイ」を設定する。取引先担当者の担当メールアドレスを自動振り分け設定にしておくと、メールをフォルダ分けする手間が省ける。すぐに返信出来ないメールは未読に戻す。一日の終わりに不要なメールを削除する。

直感派:
「要返信」、「要作業」、「待機」、「処理済み」等、必要な作業別にフォルダを作り、届いたメールを手動で移動させる。メールを開いた瞬間に返信可能なメールは、その場で返信する。「要返信」、「要作業」のメールを優先的に処理し、処理が終われば「処理済み」に移動。時間が有る時に「待機」フォルダに対応する。

【スマートフォンの整理】
理論派:
右手でスマートフォンを持つ事が多い場合、使用頻度の高い順に右下から並べていく。ホーム画面に良く使うアプリ、2ページ目に一カ月に一回程度使うアプリと階層分けする。

直感派:
視覚的にアプリの位置を把握する傾向がある。アプリの種類毎に、画面上の置き場所を決めておく。具体的には、右上を便利ツールの場所、左上にカメラ・録音、右中にニュース、左中に仕事、右下に地図・交通、左下にプライベート等。
使用頻度の低いアプリは、一旦削除し、必要になったら再ダウンロードする。

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各人のキャラクターによって整理方法が異なるという考え方が新鮮。本来、発達障害とは、こういう使い方をするはず。

自分の方法や考え方を他人に押し付ける事は良くないと思う。上手く自己反省出来ない。

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