会議で「うたた寝」できない仕掛け

読んだ本の感想。

鳥海耕二著。2008年7月14日第1刷発行。



1 会議でうたた寝できない仕掛け
1 参加者の注意を引き付け、集中力を持続させる
ポイントは以下の2点。
 ①参加者が積極的に自分の体を動かす事が出来る
 ②対象に魅力がある

2 ミーティングをするたびに、ため息をつく小山氏
小山氏のミーティングが上手くいかない理由は以下の3点。
 ①参加人数が多い
  参加意識が薄くなる
 ②ミーティングの時間が長過ぎる
 ③小山氏に話術が無い

3 話術センスを磨くよりも、聞き手の環境を変える
動いている聞き手は集中し易い。話し手が意図的に、聞き手が動く要素を加える。

4 聞き手参加型話法のススメ
聞き手が「目」、「口」、「手」を動かす事で、集中出来る環境を作り上げる。口頭のみの説明では、10分以上、聞き手の集中力を持続させる事は困難。

2 充実した会議にする仕掛け
1 部下たちに、新商品の情報を理解してもらえなかった鈴木氏
鈴木氏が一度に説明する時間が長過ぎる事が問題。

・聞き手の「口」を動かす仕掛け
 10分間の説明の後で、参加者が質問する時間を設ける。
 聞き手を指名して質問させる。
 質問時間を挿む事で、説明を複数回に分ける。

・聞き手の「手」を動かす仕掛け
 メモやマーキングをさせる。
 配布資料やホワイトボードの活用も有効。

事前に自分の説明力を知っておく事も重要。集中力を持続させる時間を把握しておく。実物を見せながら説明すれば聞き手の「目」を動かす事が出来る。

2 新人の派遣社員に、マニュアルの内容を
 理解してもらえなかった竹本氏

新人は緊張し易く、質問がし難い。何も知らない人間に説明する事を念頭に置く必要がある。
重要個所にマークさせる方法には、以下の利点がある。
 ①聞き手が動く事で集中し易くなる
 ②理解してもらいたい項目を協調出来る
 ③重要項目を絞る事で理解し易くなる

新人は、グループ単位に活動させると緊張が解れ、直接質問するのでなく、グループとして纏まった質問が出来るかもしれない。

3 社外の関係者に、新店舗の建設予定地の魅力を
 十分に伝え切れなかった篠宮氏

文字情報のみの説明で、風景のイメージを伝達出来なかった。

画像、動画、キャッチコピー等の視覚的な情報を活用する。

3 会議を操るタイムスケジュール
1 はじめて仕切るミーティングで、
 パニックになってしまった泉水氏

緊張し易い人間は、最初の5分間に細工する。最初の5分間は、複雑な話をしないようにし、機械的に話す。最初の5分間で重要個所にマークしてもらう等して時間を稼ぎ、緊張を解す。

2 突然、話が支離滅裂になってしまった高木氏
支離滅裂にならない対策は以下の通り。
 ①1つの話をする時間を短くする
 ②関係図や箇条書きを利用する
 ③支離滅裂になった場合、始めから話し直す
  ⇒「申し訳ありませんが、もう一度説明します」
 ④休憩を取る

3 予定した時間よりも、
 はるかに早く話が終わってしまった加藤氏

余った時間を埋めるネタを事前に用意しておく。

4 話が、予定よりも長引いてしまった岩崎氏
説明する内容に優先順位を付けて時間調整する。会議のタイムスケジュールとして、終盤にカット出来る項目を入れる。慣れてきたら、随所にカット出来る項目を入れる。

4 会議を操るテクニック
1 始まる前に参加者に話しかけ、聞き手の意識を変える
会議直前に、「◎◎さんの意見を期待しているよ」等と話し掛け、和やかな空気を作る。会議前に、聞き手との間に共有意識を作る。

2 聞き手の「手」を動かして、聞き手の冷たい視線を回避する
メモをさせる、マークをさせる等の聞き手の「手」を動かす仕掛けは、話し手に視線が集中する事を避ける効果がある。

3 ていねいな資料と雑な資料、
 参加者の反応がいいのはどちらか

意図的に部分的な情報が抜けている資料を用意する事で聞き手の集中力を持続させる事が出来るかもしれない。会議中に資料に加筆して貰うよう指示する。正確さが要求される情報は、会議終了後にフォローする。

4 専門用語の含まれる説明とない説明、
 参加者に好まれる話し方はどちらか

聞き手のレベルに応じて専門用語の使用頻度を変える。聞き手の層に幅がある場合は、基本的に平易に説明し、要所要所に専門的な内容を挿む。

5 参加者のニーズに合わせるには、どうしたらいいのか
参加者の要求が把握出来ない場合、事前に複数のプランを用意しておく。

6 手短な自己紹介と時間をかけた自己紹介、
 信用されるのはどちらか

参加者には、自分の経歴や実績を正確に伝える事で、信頼性を確保する。

7 具体的な数字や実例のある説明とない説明、
 説得力のあるのはどちらか

具体的な数字や実例には説得力がある。

5 会議を操る段取り
1 仕掛け入りタイムスケジュールをつくったのに、
 うまく話せなかった佐藤氏

タイムスケジュールを作成するだけでなく、話す内容を体系的に細分化する必要がある。伝えたい内容を大枠で決めた後、細分化する事で話したい内容が明確になる。

2 聞き手参加型話法を円滑に進める段取り
以下のような段取りが必要。
 ①聞き手の集中力を持続出来る時間を正確に把握する
 ②話す内容を正確に細分化する
 ③話の要点を書き込んだ仕掛け入りタイムスケジュールを
  作成する
 ④配布資料、板書事項は事前に用意しておく
 ⑤シミュレーションする
 ⑥会議中は、タイムスケジュールを確認しながら話す

6 会議を操るツール
1 聞き手を動かす仕掛けリスト
・聞き手の「目」を動かす仕掛け
 ①ホワイトボード
 ②実物
 ③パワーポイント

・聞き手の「口」を動かす仕掛け
 ①質問
 ②質疑応答
 ③ディスカッション
 ④自己紹介

・聞き手の「手」を動かす仕掛け
 ①マーク指示
 ②ホワイトボードに板書
 ③質問用紙・アンケート

実際に体験して貰う場合もある。

2 簡単な仕掛け知りのタイムスケジュールをつくる
タイムスケジュールに、仕掛けを施すタイミングを記入しておく。

3 要点を書きこんだ仕掛け入りタイムスケジュールをつくる
話す内容を細分化した上で、要点をタイムスケジュールに書き込んでおく。

4 会議を成功させるヒント
今までの話の纏め。

人気ブログランキングへ
スポンサーサイト

コメントの投稿

非公開コメント

プロフィール

ABCDEFG

Author:ABCDEFG
FC2ブログへようこそ!

最新記事
最新コメント
最新トラックバック
月別アーカイブ
カテゴリ
フリーエリア
検索フォーム
RSSリンクの表示
リンク
ブロとも申請フォーム

この人とブロともになる

QRコード
QRコード